¿Sabías que una gestión eficiente de un almacén puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio logístico? Si quieres evitar costes innecesarios de almacenamiento, reducir pérdidas innecesarias y mejorar la satisfacción de tus debes comenzar por mejorar tus procesos de gestión de stocks eficiente.
Por este motivo, hemos preparado una guía con todo lo que necesitas saber al respecto en este artículo en forma de guía.
Indice de Contenidos
¿Qué es la gestión de stocks eficiente y para qué sirve?
La gestión de stocks eficiente es mucho más que simplemente contar productos en un almacén. Se trata de un proceso integral que abarca la planificación, ejecución y control de todos los aspectos relacionados con el inventario de una empresa.
En esencia, la gestión eficiente de un almacén o inventario implica determinar qué productos se necesitan, en qué cantidad, cuándo y dónde.
Esto requiere un análisis profundo de la demanda, la capacidad de producción, los tiempos de entrega de los proveedores y otros factores relevantes. Una correcta y eficiente gestión de inventarios no solo asegura la disponibilidad de los productos para satisfacer la demanda de los clientes, sino que también minimiza los costes asociados al almacenamiento, la obsolescencia y la falta de stock y materiales.
Además, piénsalo de esta forma, en un entorno empresarial cada vez más competitivo como es el actual, la gestión de stocks se ha convertido en un elemento estratégico clave para optimizar la cadena de suministro y mejorar la rentabilidad.
¿Cómo funciona la administración de existencias?
La administración y la gestión del stock y empaquetado se desarrollan a través de una serie de etapas interconectadas que garantizan un flujo eficiente de productos a lo largo de la cadena de suministro. Implica aspectos que van desde planificar la demanda, hasta adquirir inventarios de manera óptima pasando por organizar el almacenamiento para finalmente acabar con un seguimiento constante y distribuir los productos eficientemente.
Para realizar todo lo anterior, se utilizan métodos como FIFO, LIFO y ABC, junto con herramientas tecnológicas como software logístico tipo ERP y WMS. El objetivo es minimizar costos, mejorar la satisfacción del cliente y optimizar el flujo de caja.
A modo de resumen, se trata de realizar y optimizar los siguientes pasos:
- Planificación de la demanda: Previsión de la demanda futura de productos, utilizando datos históricos, tendencias del mercado y otros factores relevantes.
- Adquisición de inventarios: Determinar de la cantidad y el momento óptimo para adquirir los productos, considerando los costes de adquisición, almacenamiento y transporte. Es decir, comprar de manera óptima para minimizar costes.
- Almacenamiento de inventarios: Organización y control de los productos en el almacén, utilizando sistemas de identificación y ubicación adecuados. Almacenarlo, gestionarlo correctamente o si es necesario acudir a un operador 2P o 3P de servicios externo para reducir costos.
- Seguimiento: Controlar los niveles de inventario constantemente mediante el monitoreo constante de las existencias, utilizando herramientas de software y sistemas de gestión de almacenes.
- Distribución: Preparación y envío de los productos a los clientes, asegurando la entrega en el tiempo y forma acordados. También se ocupa de la parte correspondiente de logística inversa. Es decir, la devolución de los pedidos.
- Métodos: usar diferentes métodos para mejorar la eficiencia y eficacia del almacén. Hay varios como son: FIFO, LIFO o ABC, entre otros.
- Tecnología: usar la tecnología y software a nuestro favor como ERP o WMS.
- Objetivo: recuerda, la meta final es bajar los costes, así todo el mundo está feliz, pero sobre todo, los clientes están satisfechos.
A continuación, os contamos el proceso anterior en detalle.
Todo comienza con la planificación de la demanda, donde se utilizan datos históricos, análisis de mercado y otras herramientas para prever las necesidades futuras de productos.
Esta previsión es fundamental para determinar la cantidad y el momento oportuno de adquirir los inventarios, lo que nos lleva a la siguiente etapa: la adquisición de inventarios.
Aquí, se evalúan los costes de adquisición, almacenamiento y transporte para tomar decisiones informadas sobre la cantidad y el proveedor más adecuado. Una vez adquiridos, los productos se almacenan en el almacén, donde la organización y control son esenciales para facilitar su acceso y seguimiento.
Para ello, se utilizan sistemas de identificación y ubicación que permiten conocer en todo momento la disponibilidad de cada producto.
El seguimiento de inventarios es una actividad continua que implica monitorear los niveles de existencias y registrar las entradas y salidas de productos.
Esta información es crucial para detectar posibles desviaciones y tomar medidas para corregir los problemas a tiempo. Finalmente, la distribución de inventarios se encarga de preparar y enviar los productos a los clientes, asegurando que lleguen a su destino en el tiempo y forma acordados.
¿Por qué es importante la gestión de stocks?
Una gestión de stocks eficiente ofrece numerosos beneficios para tu negocio:
- Optimización del flujo de caja: realizar una correcta administración de existencias nos permite liberar capital inmovilizado en inventarios innecesarios, mejorando la liquidez de nuestra empresa.
- Aumenta la rentabilidad: reduce costes y mejora la satisfacción del cliente, lo que se traduce en un aumento de las ventas y la rentabilidad.
- Reduce costes: permite evitar el exceso de stock y la falta de productos, minimizando los costes de almacenamiento y las pérdidas por obsolescencia o roturas en las existencias.
- Mejora la satisfacción de los clientes: asegura la disponibilidad de todos los productos, evitando retrasos en la entrega y mejorando la experiencia del cliente, que es al final el que paga y al que debemos rendir cuentas.
- Tomar mejores decisiones y mejorar la estrategia: proporciona información valiosa sobre el comportamiento de los inventarios, lo que facilita tomar decisiones estratégicas que mejoran la viabilidad del negocio.
Recomendaciones y prácticas para conseguir una gestión de stocks eficiente
Para conseguir una eficiencia en la administración de tus existencias debes plantearte tocar o ajustar diferentes aspectos y factores. Presta atención a los siguientes:
- Realiza previsiones de demanda precisas: Utiliza datos históricos y tendencias del mercado para anticipar la demanda futura.
- Establece niveles de inventario óptimos: Es importante evitar el exceso de stock y la falta de productos, manteniendo un equilibrio entre la disponibilidad y los costes.
- Utiliza herramientas tecnológicas: Implementa software y sistemas de gestión de inventarios para automatizar procesos y mejorar la precisión.
- Realiza auditorías periódicas: Verifica la exactitud de los inventarios y detecta posibles errores o pérdidas.
- Colabora con tus proveedores: Dicen que la unión hace la fuerza y en la logística es más importante si cabe que en otros sectores. Es clave que te lleves bien con tus proveedores y establezcas relaciones sólidas con ellos. De esta forma, siempre estarás notificado y evitarás problemas que impidan la disponibilidad de tus productos en un futuro. Además, al tener mejores relaciones es más que posible que puedas obtener mejores condiciones de compra con ellos en el futuro.
Como puedes comprobar la gestión de stocks es un proceso clave para el éxito de cualquier negocio logístico. Esperamos que con estas recomendaciones y buenas prácticas que os acabamos de contar podáis mejorar e implementar una eficiente administración de existencias en vuestra empresa.
Finalmente, desde AupaTrans os invitamos a seguir leyendo nuestro blog donde reunimos las noticias más importantes tanto del transporte como la logística.