¿Te has preguntado alguna vez por qué algunas empresas parecen tener un control perfecto sobre sus productos mientras otras luchan constantemente con excesos o rupturas de stock? La respuesta podría estar en su sistema de gestión de inventario o también conocido como SGI. Y es que, ¿Sabías que implementar el SGI adecuado tiene grandes ventajas como el ahorro de tiempo, dinero y de eficiencia en tu negocio logístico?

¿Qué es un sistema de gestión de inventario o SGI?

En el sector del transporte y la logística, la gestión de inventarios es un proceso crucial para asegurar la eficiencia y la eficacia en la operación diaria. Para conseguir lo anterior, las empresas hacen uso de la tecnología y la informática. En especial, gracias a plataformas tipo SGI o Sistema de Gestión de Inventario.

Se trata de una herramienta digital imprescindible que ayuda a los gerentes de inventario a monitorear y controlar el flujo de productos y materiales a través de la cadena de suministro.

A modo resumen, se puede decir que un SGI es un conjunto de herramientas, procesos y estrategias que una empresa utiliza para supervisar y mantener su inventario de manera eficiente.

Este sistema abarca desde el seguimiento de los productos en stock, hasta la previsión de la demanda futura, pasando por la gestión de pedidos y reposiciones, entre otras funciones.

¿Cómo funciona un SGI?

Un sistema de este tipo, generalmente, incluye las siguientes funcionalidades:

1. 1. Alertas y notificaciones: Envía alertas y notificaciones cuando los niveles de stock se acercan a los límites establecidos, permitiendo a los gerentes tomar medidas preventivas.
   2. Monitoreo en tiempo real: Permite a los gerentes ver en tiempo real la cantidad de productos en stock, así como las entradas y salidas de inventario.
   3. Integración con otros sistemas: Se puede integrar con otros sistemas de logística y transporte, como sistemas de gestión de pedidos y sistemas de gestión de transporte
   4. Análisis y reportes: Genera reportes detallados sobre el desempeño del inventario, ayudando a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones estratégicas.

Importancia del SGI en la logística moderna

En el competitivo mundo empresarial actual, contar con un SGI eficaz puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Un buen sistema de gestión de inventarios te permite:

1. Reducir costos: evita el exceso de stock y los costos de almacenamiento innecesarios.
2. Mejorar el servicio al cliente: asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten.
3. Optimizar el flujo de caja: invierte tu dinero en el stock que realmente necesitas.
4. Tomar mejores decisiones en tiempo real: permite obtener datos precisos para planificar y prever la demanda.

Componentes clave de un SGI efectivo

1. Software de gestión de inventarios: una plataforma que centraliza toda la información sobre tu stock, pedidos y proveedores.
2. Métodos de seguimiento de inventario: pueden ser manuales o automatizados, como los códigos de barras o la tecnología RFID.
3. Análisis de datos y previsión de demanda: herramientas que utilizan datos históricos y tendencias para predecir las necesidades futuras.
4. Políticas de reabastecimiento: estrategias para determinar cuándo y cuánto pedir de cada producto.
5. Gestión de almacenes: organización eficiente del espacio de almacenamiento y los procesos de picking. Igual te conviene recurrir a operadores logísticos 2p o 3P para realizar este tipo de operaciones.

Tipos de sistemas de gestión de inventarios

Existen varias clases de SGI. A continuación, os contamos los más importantes:

1. ABC: clasifica los productos según su importancia (A: alta, B: media, C: baja) y ajusta la gestión en consecuencia.
2. Justo a tiempo (el conocido, como JIT del Just-in-Time): minimiza el inventario manteniendo solo lo necesario para la producción inmediata.
3. De revisión continua: monitorea el inventario en tiempo real y realiza pedidos cuando se alcanza un nivel mínimo predeterminado.
4. Sistema de revisión periódica: revisa el inventario a intervalos fijos y realiza pedidos para alcanzar un nivel objetivo.
5. Planificación de requerimientos de materiales (MRP): calcula las necesidades de materiales y componentes basándose en la demanda de productos finales.

Implementación de un SGI efectivo

Si quieres saber cómo instalar un sistema de gestión de inventario efectivo, te recomendamos que tengas en cuenta estos consejos.

1. Evalúa tu situación actual: analiza tus procesos existentes y identifica áreas de mejora.
2. Establece objetivos claros: define qué quieres lograr con tu SGI, ya sea reducir costos, mejorar el servicio al cliente o ambos.
3. Elige el software adecuado: selecciona una plataforma que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.
4. Dale formación a tus trabajadores: asegúrate de que todos los empleados relevantes sepan cómo utilizar el nuevo sistema.
5. Implementa gradualmente: comienza con un área o categoría de productos y expande progresivamente.
6. Ajusta, comprueba y mide frecuentemente: evalúa regularmente el rendimiento de tu SGI y realiza ajustes según sea necesario.

Tendencias futuras, desafíos comunes y cómo superarlos

La implementación de un SGI puede presentar varios desafíos. Uno de los más comunes es la resistencia al cambio, que puede ser superada comunicando claramente los beneficios del nuevo sistema y proporcionando apoyo continuo durante la transición.

Además, es fundamental asegurarse de que el SGI se integre con otros sistemas existentes, como el software de contabilidad o CRM, para evitar duplicación de esfuerzos y errores.

Otro desafío común es la precisión de los datos. Para superarlo, es importante implementar procesos de verificación regular y considerar el uso de la automatización y la tecnología, en la medida de lo posible, sobre todo, para reducir errores humanos.

También es crucial gestionar productos perecederos de manera eficiente, utilizando métodos como FIFO (primero en entrar, primero en salir) y estableciendo alertas para productos próximos a caducar.

Por otro lado, las fluctuaciones de la demanda pueden ser un desafío. Para superarlas, es recomendable incorporar herramientas de análisis predictivo para anticipar mejor los cambios en la demanda.

En los próximos años, la inteligencia artificial y el machine learning se convertirán en tendencias clave en la gestión de inventarios. Estos avances permitirán mejorar la precisión de las previsiones de demanda y la optimización del inventario.

Además, el Internet de las Cosas (IoT) y el uso de sensores y dispositivos conectados permitirán un seguimiento en tiempo real del inventario y las condiciones de almacenamiento. Esto ayudará a mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de inventarios.

La blockchain también se convertirá en una tendencia importante en la gestión de inventarios, permitiendo mejorar la trazabilidad y la transparencia en la cadena de suministro.

Finalmente, el análisis predictivo avanzado permitirá anticipar mejor las tendencias del mercado y optimizar los niveles de inventario.

¿Qué tipo de sistema de gestión de inventario o SGI te conviene? 

Como ves, implementar un sistema de gestión de inventarios efectivo puede parecer una tarea abrumadora, pero los beneficios a largo plazo son innegables.

Recuerda que no existe un enfoque único para todos. Como puedes comprobar hay mucho que conocer sobre cada sistema de gestión de inventario o SGI para escoger el que mejor te conviene. Ya que no existe un enfoque único para todos. Nosotros te hemos contado todo al respecto, desde cómo funcionan, a los más importantes y eficientes.

El SGI ideal para tu negocio dependerá de factores como el tamaño de tu empresa, el tipo de productos que manejas y tus objetivos específicos.

Lo importante es comenzar, aprender de la experiencia y ajustar continuamente tu sistema para satisfacer las necesidades cambiantes de tu negocio y tus clientes.

Así, que sólo te queda escoger el que mejor te conviene. Y recuerda, ¡la importancia en el manejo del stock y el inventario ya que este aspecto puede marcar la diferencia en el éxito de una empresa!

Con esto acabamos este artículo que esperamos os haya gustado y aclarado todo al respecto de las rupturas de inventario. Finalmente, os invitamos a echar un vistazo a nuestro blog logístico donde cada semana publicamos las noticias más relevantes del sector del transporte.